Regels & Plichten

Waar moet uw organisatie aandacht voor hebben?

Elke vrijwilligersorganisatie zal het herkennen: vrijwillig is niet hetzelfde als vrijblijvend. Vrijwilligers doen voor uw organisatie veelal belangrijk en verantwoordelijk werk, vaak in het openbaar, werk waar veel mensen op rekenen of vertrouwen. Voor vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties zijn daarom allerlei wetten, regels en afspraken van toepassing. Op de volgende pagina’s staat informatie over verzekeringen, aansprakelijkheid, veiligheid, arbeidsomstandigheden, belastingregels en administratieve verplichtingen.

Vrijwilligerscontracten

Vrijwilligers zetten zich belangeloos in voor een organisatie of instelling. Maar vrijwillig betekent niet vrijblijvend. Over en weer zijn er verwachtingen over de vrijwillige inzet. Vaak zijn die niet duidelijk genoeg. Duidelijkheid over de inzet, begeleiding, rechten en plichten van de vrijwilliger, maar ook van de organisatie bevordert een plezierige werksfeer. En het scheppen van een goede werksfeer is een van de belangrijkste dingen die een organisatie kan doen om vrijwilligers voor langere tijd te behouden.
Een vrijwilligerscontract dat wordt afgesloten tussen de organisatie en vrijwilliger zorgt ervoor dat duidelijk is wat ieder van de ander kan verwachten.

Download voorbeelden van vrijwilligerscontracten:

• Modelovereenkomst ten behoeve van vrijwilligerswerk
• Model vrijwilligerscontract (verpleeghuis, verzorgingshuis, enzovoort)
• Model vrijwilligerscontract kort

Arbo en vrijwilligerswerk

Vrijwilligers vallen in beginsel niet meer onder de werkingssfeer van de Arbowet. Gelukkig bent u hiermee als vrijwilliger niet vogelvrij verklaard. Organisaties zijn nog altijd wettelijk aansprakelijk voor hun medewerkers en zijn dus verantwoordelijk voor gezonde en veilige arbeidsomstandigheden.

Uitzonderingen: De arbowet blijft in een aantal gevallen wel geldig. Dat is het geval voor vrijwilligerswerk waar bijzondere risico’s aan verbonden zijn, voor vrijwilligers beneden de 18 jaar, voor zwangere vrijwilligers en voor vrouwen die borstvoeding geven. Voor hen blijft een aantal aanvullende voorschriften uit de arbowet van kracht. Ook voor de vrijwillige brandweer en politie gelden aanvullende voorschriften uit de arbowetgeving.

Risico-inventarisatie Om de gevaren op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn binnen de organisatie in kaart te brengen kan gebruikgemaakt worden van een risico-inventarisatie. Hierin wordt systematisch bekeken welke risico’s het werk kan meebrengen voor veiligheid, gezondheid en welzijn van de vrijwilligers. Met dit inzicht kan de organisatie de risico’s beperken. Bestuur en vrijwilligers moeten hierbij zoveel mogelijk samenwerken.

Gevaarlijke stoffen en biologische agentia Ernstige risico’s zijn onder meer gevaarlijke stoffen en biologische agentia. Gevaarlijke stoffen zijn stoffen die de gezondheid en veiligheid van vrijwilligers ernstig kunnen schaden. Hieronder vallen bijvoorbeeld springstoffen, asbest, benzenen en gechloreerde waterstoffen, vluchtige organische stoffen, lood en loodwit. Biologische stoffen en agentia zijn bijvoorbeeld niet genetisch gemodificeerde celculturen, menselijke endoparasieten, ziektekiemen en micro-organismen. Wanneer binnen de organisatie met gevaarlijke stoffen of biologische agentia wordt gewerkt, moet een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) worden gemaakt. Toetsing door een arbodienst is niet noodzakelijk.

Jeugdige vrijwilligers onder 18 jaar Voor jeugdige vrijwilligers (beneden de 18 jaar) is een aantal beschermende voorschriften uit de arbeidsomstandighedenwet van kracht. Voor hen is, gezien hun leeftijd en beperkte ervaring, sneller sprake van een zeer ernstig risico. Arbeid waaraan voor jeugdige vrijwilligers specifieke gevaren zijn verbonden mag slechts worden verricht onder toezicht dat zo deskundig is dat gevaren worden voorkomen. Bepaalde werkzaamheden blijven voor jeugdige vrijwilligers verboden, zoals het werken met giftige, kankerverwekkende, mutagene of voor voortplanting gevaarlijke stoffen, gevaarlijke biologische agentia, werken onder overdruk (duiken), werken met niet ioniserende straling, schadelijke trillingen en werken in ruimte waar het geluidsniveau hoger is dan 90 dB(A).

Zwangere vrijwilligers Ook voor zwangere vrijwilligers en vrijwilligers tijdens de borstvoeding blijven aanvullende verplichtingen van kracht. Er moet aandacht zijn voor:

• de arbeids- en rusttijden, zodat de zwangerschap of borstvoeding niet in gevaar komt;
• de inrichting van de werkplek;
• fysieke belasting zoals zwaar tillen;
• voorkomen van blootstelling aan gevaarlijke stoffen en biologische agentia;
• specifieke gevaren voor de zwangerschap of borstvoeding;
• specifieke behoeften met betrekking tot zwangerschap en borstvoeding, zoals een rustruimte;
• Overige gevaren

Werken op hoogte Bij werkzaamheden waarbij valgevaar bestaat wordt onderscheid gemaakt tussen het gebruik van een ladder of trap en steigers, stellingen, bordes of verhoogde werkvloer. Bij deze laatste categorie is het verplicht een stevige leuning of hekwerk aan te brengen. Wanneer dit niet mogelijk is, moeten vangnetten, veiligheidsgordels of vanglijnen van voldoende sterkte gebruikt worden. Een dak wordt ook gezien als een verhoogde werkvloer.

Grote fysieke belasting Het gaat hier niet alleen om het tillen van zware voorwerpen. Ook een ongunstige houding en eenzijdige arbeid waarbij continue dezelfde bewegingen vereist zijn, worden gezien als grote fysieke belasting. Wanneer tijdens het vrijwilligerswerk de fysieke belasting niet vermeden kan worden, is de organisatie verplicht hulpmiddelen aan te schaffen die de risico’s op lichamelijke klachten verminderen. Te denken valt aan tilliften, steekwagens e.d.

Geluidsbelasting Naast fysieke belasting valt ook een grote geluidsbelasting onder de ernstige risico’s bij werkzaamheden. Er is sprake van grote geluidsbelasting wanneer iemand op 1 meter afstand met stemverheffing moet spreken om zich verstaanbaar te maken. De plaatsen waar de geluidsnorm overschreden kan worden moeten duidelijk worden afgebakend of gemarkeerd. Vrijwilligers die binnen het de afgebakende zone werken moeten beschikken over oordoppen of andere gehoorsbeschermingsmiddelen.

Onveilige en niet deugdelijke arbeidsmiddelen Bij de bouw of verbouw van een accommodatie moet de bouwplaats goed afgezet worden. Op het hele bouwterrein bestaat het gevaar dat iemand ongewild getroffen wordt door voorwerpen, vloeistoffen of gassen. Laat alleen mensen toe die goed geïnformeerd zijn en beschikken over persoonlijke beschermingsmiddelen.

Werken op een bouwplaats Ook op bouwterreinen gelden aanvullende voorschriften om mensen te beschermen. Voor bouwterreinen moet altijd, zonder enige uitzondering, een RI&E opgesteld worden. Bij de bouw of verbouw van een accommodatie moet de plek goed afgezet worden. Op het hele bouwterrein bestaat het gevaar dat iemand getroffen wordt door ongewild vrijkomende voorwerpen, vloeistoffen of gassen. Verder bestaan er speciale voorschriften voor hijs- en hefwerktuigen. Laat alleen mensen toe die goed geïnformeerd zijn en die beschikken over persoonlijke beschermingsmiddelen.

Extreme temperaturen Tot slot kunnen ernstige risico’s ook ontstaan als gevolg van extreme temperaturen. Dit kan grote hitte zijn die voorzorgsmaatregelen met betrekking tot verbranding en uitdroging noodzakelijk maakt, extreme kou waarin vrijwilligers beschermd moeten worden tegen bevriezing en onderkoeling of grote temperatuurwisselingen, zoals bij het werken in een koelcel. Over het algemeen zal dit niet veel voorkomen binnen vrijwilligersactiviteiten.

Betaalde medewerkers Betaalde medewerkers vallen volledig onder de arbowetgeving. Wanneer de organisatie gebruik maakt van medewerkers in loondienst is de organisatie verplicht voor deze betaalde medewerkers een RI&E, een preventiemedewerker en BHV (bedrijfshulpverlening) te organiseren. De verplichting geldt alleen voor medewerkers in loondienst. Vrijwilligers die een onkostenvergoeding krijgen, vallen hierbuiten. Organisaties waar het aantal betaalde uren van medewerkers in loondienst onder de 40 uur blijft zijn niet verplicht een arbodienst in te schakelen.

Contact
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Postbus 9080
2509 LV Den Haag
tel.: 070 - 333 4444
fax: 070 - 333 4033
Gratis telefoonnummer voor publieksinformatie: 0800 - 9051.

Privacy

Als vrijwilliger bent u, als het goed is, geregistreerd bij uw vereniging of organisatie. Daarbij dient de organisatie rekening te houden met de privacywetgeving. U dient uzelf uiteraard altijd te kunnen identificeren. Maar de organisatie moet ook nog een aantal extra handelingen verrichten om te zorgen dat alles volgens de wet verloopt. Hieronder leest u wat daarbij komt kijken. Ook moeten uw gegevens goed worden afgeschermd voor derden.

Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) Deze wet is bedoeld voor bestuur en administratieve medewerkers en bedoeld om de privacy van personen te beschermen.

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geeft regels ter bescherming van de privacy van burgers. De wet is op 1 september 2001 in werking getreden. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon, bijvoorbeeld adres, geboortedatum en geslacht, maar ook gegevens over ras, politieke gezindheid, godsdienst of levensovertuiging, gezondheid, seksueel leven, lidmaatschap van een vakvereniging en strafrechtelijke persoonsgegevens.

De Wbp geeft u als burger of als vrijwilliger meer rechten. U heeft het recht om te weten wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. En u mag uw gegevens inzien en corrigeren en kunt in veel gevallen bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens.

Organisaties die persoonsgegevens verwerken, dus ook vrijwilligersorganisaties, krijgen meer plichten. Een organisatie mag persoonsgegevens alleen verzamelen en verwerken als daar een goede reden voor is of als de betrokken burger daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Ook moet zij in veel gevallen de persoon laten weten wat zij met zijn gegevens doet of gaat doen. Op grond van de Wpb zijn organisaties verplicht het doel van de administratie vast te leggen. Alleen voor dat doel mogen de persoonsgegevens worden gebruikt.

Alle organisaties die persoonsgegevens gebruiken hebben een informatieplicht. Dit betekent dat zij de personen op wie de gegevens betrekking hebben, moeten laten weten wat zij met hun gegevens gaan doen.

Vrijstellingen Wanneer het doel van de administratie gericht is op het intern functioneren van de organisatie en voor het verkeer tussen de leden hoeft de organisatie de administratie niet te melden bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Daarnaast is een groot aantal registraties vrijgesteld van aanmelding bij het CBP, namelijk: personeelsadministraties, boekhoudingen, administraties van afnemers en leveranciers, ledenadministraties, abonnementadministraties en administraties van (oud)leerlingen. Voorwaarde daarbij is dat deze administraties geen bijzondere gegevens bevatten zoals ras, politieke gezindheid, godsdienst of levensovertuiging, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging en strafrechtelijke persoonsgegevens.

College Bescherming Persoonsgegevens Het CBP ziet erop toe dat op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens de persoonsgegevens zorgvuldig worden gebruikt en beveiligd en dat de privacy van burgers ook in de toekomst gewaarborgd blijft.

Beveiliging en geheimhoudingsplicht Organisaties zijn verplicht aandacht te besteden aan de beveiliging van privacygevoelige informatie. Zij zijn verplicht die gegevens geheim te houden voor onbevoegden en personen die niets met de verwerking van doen hebben.

Handleiding voor verwerkers van persoonsgegevens Voor organisaties die persoonsgegevens verwerken is een Handleiding voor verwerkers persoonsgegevens beschikbaar bij het College Bescherming Persoonsgegevens.

Werk- en rusttijden

De wetgeving over werktijden met daarin de werk- en rusttijdenregeling geldt niet voor volwassen vrijwilligers, maar wel voor jeugdige vrijwilligers. Uiteraard geldt deze wetgeving ook voor het bestuur en voor hen die toezicht houden op de werkzaamheden van de jeugdige vrijwilligers, bijvoorbeeld hun ouders.

Doelen van de Arbeidstijdenwet

1. Bescherming van veiligheid, gezondheid en welzijn van werknemers, zoals vermeld in de Arbowet;
2. Verruiming van de mogelijkheden om arbeid te combineren met zorgtaken en/of andere verantwoordelijkheden.

Inhoud: Werk- en rusttijden voor werknemers worden geregeld in de Arbeidstijdenwet en het Arbeidstijdenbesluit. De Arbeidstijdenwet is een onderdeel van de Arbeidsomstandighedenwet. Vrijwilligers vallen alleen onder de Arbeidstijdenwet als ze jonger zijn dan 18. Voor kinderen en jeugdigen gelden aanvullende verplichtingen in de Arbowetgeving. Voor kinderen en jongeren moet rekening gehouden worden met:

• de leeftijd van de vrijwilliger;
• de maximale aaneengesloten duur van de werkzaamheden;
• de pauzes;
• andere taken/werkzaamheden van de vrijwilliger;
• registratie van de werktijden.

Kinderen tot 16 jaar mogen in principe geen arbeid verrichten. Naast de werkgever zijn de ouders hiervoor verantwoordelijk. De wet noemt een aantal gevallen waarin het verbod op kinderarbeid niet geldt. Zo kunnen kinderen vanaf 12 jaar werken in het kader van alternatieve straffen. Kinderen van 13 en 14 jaar mogen buiten schooltijd lichte, niet-industriële hulparbeid verrichten. Kinderen van 15 jaar mogen buiten schooltijd lichte, niet-industriële hulparbeid verrichten en de ochtendkrant bezorgen. In samenhang met het onderwijs is lichte industriële arbeid vanaf 14 jaar toegestaan. Voor het meewerken door kinderen jonger dan 13 jaar aan bijvoorbeeld televisie of modeshows kan ontheffing worden gevraagd. 

Jeugdigen van 16 en 17 jaar (16 en 17 jaar) zijn gebonden aan de volgende bepalingen:

• De schooltijd = de arbeidstijd;
• De wekelijkse rust moet minimaal 36 uur zijn;
• De dagelijkse rust moet 12 uur per 24 uur zijn, waar de periode tussen hetzij 22.00 uur en 06.00 uur, hetzij 23.00 uur en 07.00 uur is inbegrepen;
• Per 13 weken zijn minimaal 4 zondagen vrij; als op zondag arbeid wordt verricht, moet de zaterdag vrij zijn;
• De arbeidstijd per dienst is maximaal 9 uur, per week 45 uur en gemiddeld per week 40 uur (160 uur per 4 weken);
• Bij een arbeidstijd per dienst van meer dan 4½ uur is de pauze minimaal ½ uur, bij een arbeidstijd van meer dan 8 uur is die ¾ uur, waarvan ½ uur aaneengesloten.
• In de risico-inventarisatie en -evaluatie zoals bedoeld in de Arbowet moet niet alleen aandacht besteed worden aan arbeidsomstandigheden, maar ook aan werk- en rusttijden. Het arbobeleid moet voorzien in een zodanige inrichting, bekendmaking en evaluatie van het werkrooster dat risico’s voor veiligheid en gezondheid van vrijwilligers zoveel mogelijk worden beperkt. Hierbij moet rekening gehouden worden met de persoonlijke omstandigheden van de vrijwilliger.

Handhaving De handhaving van de Arbeidstijdenwet en het Arbeidstijdenbesluit wordt gedaan door de arbeidsinspectie.

Werk- en rusttijden

Voorkoming misbruik minderjarigen binnen vereniging of vrijwilligersorganisatie

Niets is zo fijn om als vereniging of vrijwilligersorganisatie te kunnen zeggen dat je een geoliede machine bent die haar zaakjes goed op orde heeft. Dat geldt niet alleen voor het organiseren van activiteiten, het werven van vrijwilligers of het op orde houden van de financiën, dat geldt ook voor het voorkomen van seksueel misbruik en voor het adequaat omgaan met de gevolgen als het toch gebeurt.

Voorkomen is beter dan genezen. Dit cliché is misschien wel nergens zo belangrijk als bij seksueel misbruik. Het staat vast dat voorkomen moet worden dat minderjarigen in het vrijwilligerswerk seksueel misbruikt worden. Maar hoe doet u dat binnen het vrijwilligerswerk in een vereniging of vrijwilligersorganisatie? Hiertoe is een stappenplan ontwikkeld dat begint bij het bespreekbaar maken en eindigt bij een registratiesysteem. De 13 stappen uit het stappenplan helpen u om achter de schermen alles zo te regelen dat minderjarigen echt in veilige handen zijn binnen het vrijwilligerswerk.

Het is mis! Seksueel misbruik komt voor. Ook in het vrijwilligerswerk. En als het mis is, is niets zo belangrijk als een adequate hulpverlening. Wat moet er eerst gebeuren? Welke verantwoordelijkheid heeft een vereniging of vrijwilligersorganisatie? En welke niet? De 13 stappen onder de knop ‘Help, het is mis’ bieden houvast.

Zie ‘In veilige handen’ van NOV:

Schenken en erven

Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI): Fiscaal voordeel bij schenken en erven Organisaties die regelmatig erfenissen, schenkingen of giften ontvangen, kunnen overwegen zich door de Belastingdienst te laten aanwijzen als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Een ANBI-verklaring is aan te vragen bij de Belastingdienst/Oost-Brabant/kantoor ’s-Hertogenbosch. Als houder van een ANBI-verklaring hoeft u geen successierecht of schenk-, inkomsten- of vennootschapsbelasting te betalen over erfenissen, schenkingen of giften in het kader van het algemeen belang.
ANBI’s kunnen kerkelijke, levensbeschouwelijke, charitatieve, culturele, wetenschappelijke of algemeen nut beogende instellingen zijn.

Om te worden aangewezen als ANBI moeten het doel en de feitelijke werkzaamheden van de instelling een algemeen belang dienen. Een ANBI mag geen winstoogmerk hebben en dus geen particulier of individueel belang dienen. Daarom kunnen onder meer sportverenigingen, personeelsverenigingen en commerciële instellingen niet profiteren van de fiscale voordelen die een ANBI-verklaring biedt.

Vanaf 1 januari 2010 zijn voor het krijgen van een ANBO-verklaring de volgende extra voorwaarden van kracht:

• Een ANBI moet zich voor minstens 90% inzetten voor het algemeen belang (eerder was dat 50%);
  De instelling en de mensen die er rechtstreeks bij betrokken zijn, mogen niet aanzetten tot haat of het gebruik van geweld. Daarom mogen bestuurders, leidinggevenden en gezichtsbepalende personen hiervoor in de afgelopen vier jaar niet zijn veroordeeld. Bij twijfel kan de Belastingdienst een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vragen.

Kerkgenootschappen Het Interkerkelijk Contact in Overheidszaken (21 joods-christelijke kerkgenootschappen) heeft met de fiscus een overeenkomst gesloten, waardoor alle aangesloten kerkgenootschappen gezamenlijk een ANBI-verklaring hebben gekregen. Hierdoor hoeven lokale kerkbesturen geen eigen verklaring meer aan te vragen.

Eisen ANBI’s Aan organisaties met een ANBI-verklaring worden eisen gesteld ten aanzien van: 

• beloning van bestuurders;
• vermogensbeheer;
• actueel beleidsplan
• administratieve verplichtingen. 

Meer informatie is te vinden op de website van de Belastingdienst en op de website over de ANBI-regeling.

Belastingdienst Oost
Interkerkelijk Contact in Overheidszaken