Veelgestelde vragen

Decharge betekent het goedkeuren van het jaarverslag en het handelen van het bestuur. Met een decharge legt de penningmeester zijn of haar verantwoordelijkheid over de afgelopen periode af. Een goede decharge is belangrijk. Niet alleen voor organisaties waar veel geld omgaat, maar juist ook voor bijvoorbeeld kleine stichtingen. Een penningmeester doet er verstandig aan zich op een decharge goed voor te bereiden

Lees meer over decharge op de website www.verenigingen.nl

In de krant stond een bericht over een schooldirecteur die een half miljoen euro naar zijn eigen rekening overhevelde. Pas na zeven jaar werd de fraude opgemerkt. Hoe kan mijn organisatie signalen van fraude vroegtijdig herkennen?

Alles staat of valt bij een goede controle. De kascommissie moet deze controles uitoefenen en is verantwoordelijk. Er zijn checklists beschikbaar om fraude, maar ook onopzettelijk gemaakte fouten op te sporen. Meer informatie vindt u op de site kascommissiegids.nl.

Hoe werkt een bestuur, hoe zit het in elkaar en wat voor functies, taken en verantwoordelijkheden heeft het bestuur als geheel en hebben de afzonderlijke bestuursleden? Over dit onderwerp is ontzettend veel te vertellen en te vinden op internet. Een goed begin is dit artikel op de site van Verenigingen en Stichtingen.

Voor de meeste zakelijke documenten gelden wettelijke bewaartermijnen, ook voor verenigingen en stichtingen. In het algemeen moet een administratie zeven jaar bewaard worden.
Voor een aantal zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar, zoals voor:

• ledenadministratie van vereniging of stichting (leden zijn aansprakelijk): (vanaf aanvraag lidmaatschap)

• administratie subsidieaanvraag (vanaf de start van de administratie)

• documenten met betrekking tot zakelijk onroerend goed: (vanaf de opstelling van het contract, factuurdatum)

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. U voldoet, volgens de belastingdienst, niet aan de bewaarplicht met het uitsluitend bewaren van een bestand in gedrukte vorm.

Wij hebben binnen de vereniging ieder jaar weer discussies met leden (of ouders van leden) over het feit of men nu wel of niet nog lid is. Deze discussies spelen natuurlijk altijd wanneer de acceptgirokaarten voor het nieuwe seizoen weer verzonden zijn. Veel mensen zeggen dan niet bekend te zijn geweest met de reglementen rondom de opzegging van het lidmaatschap. Ze vinden het dan zeer onterecht dat ze toch moeten betalen terwijl hun kind(eren) niet meer actief zijn binnen de vereniging. Het is dus heel belangrijk om dit soort zaken goed op een rijtje te hebben en om ervoor te zorgen dat iedereen die als bestuurs- of commissielid, of als vrijwilliger actief is altijd dezelfde (juiste) informatie aan ouders/leden verstrekt. Mijn ervaring is dat men nogal eens probeert om mensen tegen elkaar uit te spelen door te zeggen dat die-of-die echt iets anders gezegd of beloofd heeft. * Zorg ervoor dat op het inschrijfformulier al duidelijk vermeld staat op welke manier de opzegging moet plaatsvinden en wat de uiterste datum van opzegging is (bijvoorbeeld 1 maand voor het nieuwe seizoen, per brief gericht aan de ledenadministratie). Dit formulier moet voor akkoord ondertekend worden en een kopie daarvan is voor het lid. De andere kopie moet dan natuurlijk wel goed bewaard worden, anders valt niet meer aan te tonen dat men destijds akkoord is gegaan met de regels die vermeld staan op het formulier. * Vervolgens mag dus ook niemand mondelinge opzeggingen accepteren! Wanneer iemand mondeling aan bijvoorbeeld een trainer wil doorgeven dat men wil opzeggen dan moet het antwoord altijd zijn dat er op die manier niet opgezegd kan worden. Daarbij moet dan dus ook verteld worden hoe het dan wel kan. Van deze regel zou u dan ook voor niemand moeten afwijken, hij geldt voor iedereen en dus ook voor bestuursleden of voor mensen die meer of minder actief zijn als vrijwilliger. Dit vergroot namelijk uw eigen geloofwaardigheid en bovendien hoeft u dan niet iedere keer de afweging te maken of iemand in aanmerking zou kunnen komen voor een uitzondering. * Wat ook goed werkt is één maand voor de uiterste opzegdatum een brief sturen aan alle leden. Daarin kijkt u dan vooruit naar het komende seizoen en benadrukt nog even dat een ieder die niet tijdig heeft opgezegd voor het hele komende jaar weer contributieplichtig is. Daarin vermeld u natuurlijk ook op welke manier er ook alweer opgezegd kan worden, voor welke datum dit moet gebeuren en aan welk adres de opzegging gericht moet worden. Let op! Als stok achter de deur kunt u natuurlijk ook altijd nog een sport-/deelnameverbod instellen wanneer betaling van de contributie of boetes (te lang) uitblijft. Ik pas dat zelf ook een heel enkele keer toe als mensen ons echt een beetje in de maling proberen te nemen met de betaling. Het is een zware ingreep dus u moet er een beetje voorzichtig mee zijn maar bij mij werkt het wel altijd. Wat wij ook doen is de betaling van contributie als voorwaarde stellen om bijvoorbeeld te mogen afzwemmen. Ik denk dat iedere vereniging wel een activiteit en/of evenement heeft waarbij ze dit zouden kunnen instellen. Wij maken dit het hele jaar kenbaar in onze informatieboekjes en ook op de uitnodiging voor het afzwemmen staat het nog eens vermeld. Op die manier weet iedereen waar hij aan toe is en het werkt altijd prima. auteur: Irma Willersen-Greeve Overgnomen van Verenigingen en Stichtingen

Vrijwilligers mogen een kilometervergoeding ontvangen voor de reiskosten die ze voor hun vrijwilligerswerk maken, zowel met hun eigen auto als met het openbaar vervoer. Daarbij moet het totaal aan ontvangen vergoedingen per jaar niet hoger zijn dan € 1500,-. Anders ziet de Belastingdienst de vergoeding als loon en moet de organisatie waarvoor u werkt er loonbelasting over betalen. De Belastingdienst beschrijft het als volgt:

“Als u bijvoorbeeld voor het vrijwilligerswerk reist met uw eigen auto, dan mag de organisatie u een kilometervergoeding geven. Deze vergoeding mag kostendekkend zijn. Voor uw auto is dat de gemiddelde kilometerprijs waarvoor u rijdt. De kilometervergoeding mag dus meer bedragen dan de grens van € 0,19 per kilometer (2009) die voor werknemers in loondienst geldt.”

• Op de site van de ANWB zijn overzichten te vinden van autotypen en de autokosten.

• Klik hier voor meer informatie over kilometervergoeding voor vrijwilligers

• Voor de fiscale gevolgen van kilometer- en andere vergoedingen voor vrijwilligers: zie de site van de Belastingdienst.

Voor fietsen of wandelen geldt geen kilometervergoeding. Wel hanteren vrijwilligersorganisaties soms een fietsvergoeding. Veelal is dat een vast bedrag per maand.

Mensen met een uitkering mogen onder voorwaarden vrijwilligerswerk, dit moet wel gemeld worden bij de uitkeringsinstanties. De gemeente kan zelfs vrijwilligerswerk stimuleren of opleggen, wanneer iemand om welke reden dan ook nog geen betaalde arbeid kan doen of wanneer werkervaring in het kader van de reïntegratie van belang is.

Voorwaarden vrijwilligerswerk. Het vrijwilligerswerk moet de vrijwilliger niet afhouden van betaald werk. Het vrijwilligerswerk mag ook niet de kansen op betaald werk verkleinen. Daarnaast mag geen werk worden gedaan waarvoor iemand zonder uitkering betaald zou worden:

• Het werk mag niet worden verricht in een bedrijf, ook niet van een familielid; 
• Het mag geen werk zijn dat doorgaans door een betaalde kracht wordt verricht; 
• De organiserende instelling mag geen subsidie voor loonkosten voor dit werk kunnen krijgen.

De ruitervereniging heeft vermoedelijk leden die het een en ander kunnen doen in uw manege. Een aantal tips:
• Vraag bij de ruitervereniging naar mensen die u willen helpen. Stel daar iets tegenover, zoals … uur gratis rijden of als men een paard bij u stalt, daar minder voor betalen.
• De beste methode is mensen rechtstreeks vragen of ze interesse hebben om te helpen bij……
• Plaats een oproep op uw website. U hebt dan een groter bereik dan de leden van de ruitervereniging.
• Is er een informatieblad van de ruitervereniging, plaats daar een oproep.
• Hang een oproep in de ontmoetingsruimte.

• Neem contact op met de Vrijwilligerscentrale, Bureau Vrijwilligerswerk of Servicepunt Vrijwilligerswerk dat in veel gemeenten aanwezig is. Daar heeft men een vacaturebank, waar organisaties hun vacatures kunnen plaatsen. Mogelijk dat u daar iemand vindt die het leuk vindt om met dieren te werken.

• Neem contact op met een agrarische opleiding in uw omgeving. Misschien is men op zoek naar stageplaatsen en kunnen ze een leerling bij u plaatsen.

• Probeer in het plaatselijk weekblad een interview op te laten nemen over uw manege. Daar kunt u de sfeer aangeven hoe er gewerkt wordt en welke werkzaamheden er door vrijwilligers worden gedaan. Gebruik dit interview door er een oproep voor hulp bij het stalonderhoud er aan te koppelen.

TIP: Misschien is het verstandig om de vacature iets breder op te stellen en er ook andere werkzaamheden in op te nemen, waardoor het aantrekkelijker wordt iets bij uw manege te doen.

Is uw manege een puur commerciële instelling, dan kunt u mogelijk minder goed terecht bij een Bureau Vrijwilligerswerk o.i.d., omdat deze op vrijwilligerswerk zijn gericht. Als commercieel bedrijf is het niet verboden om vrijwilligers te betrekken bij de werkzaamheden. Het geeft alleen een scheef gezicht als de andere werknemers betaald krijgen voor hun werkzaamheden en de staluitmester niet. Zeker in dat geval is het goed als u er iets immaterieels tegenover stelt.

Dat hangt ervan af hoe u het bedrag heeft verkregen:

• Uit nalatenschap Bij het ontvangen van een erfenis krijgt u te maken met successierechten. Sinds 1 januari 2008 geldt voor organisaties een vrijstelling van successierechten tot een bedrag van 1.976 euro. Over het bedrag daarboven betaalt u zo’n 41 % successierechten, in uw geval is dat 215 euro. Van de 2.500 euro houdt u dus netto € 2285,– over. Bij hogere schenkingen kan de belasting oplopen tot 68%. Meer over de berekening vindt u op de website Erfwijzer.
• Als schenking Hierbij hebt u te maken met schenkingsrechten. Een schenking is de waarde van geschonken goederen en gelden die in een kalenderjaar van een persoon of echtpaar zijn ontvangen. In 2009 was de drempelvrijstelling hiervoor 2.936 euro. Over uw schenking van 2.500 euro hoeft u dus geen schenkingsrechten te betalen. Tenminste, als u in hetzelfde jaar niet meer schenkingen van die persoon/echtpaar hebt ontvangen. Hierbij is er van uit gegaan dat de schenking niet ‘vrij van recht’ is. Over de door u ontvangen schenking zijn door de schenker geen schenkingsrechten betaald. Is een schenking ‘vrij van recht’ (de schenker heeft de schenkingsrechten betaald), dan is de waarde van de schenking: het door u ontvangen bedrag plus door schenker betaalde schenkingsrechten. Over dit totale bedrag worden schenkingsrechten berekend. Het tarief loopt op van 41% tot 68%. Voor berekening zie schenkingsrechten.

Wanneer uw organisatie regelmatig erfenissen of schenkingen ontvangt, is het te overwegen een ANBI-verklaring aan te vragen waarmee u vrijstelling van successie- of schenkingsrecht krijgt. Op deze pagina leest u alles over de ANBI-verklaring.

Verenigingen en stichtingen zijn in principe instellingen die geen winst beogen. Daardoor zijn ze vrijgesteld van het heffen en afdragen van omzetbelasting (btw).

Voor bepaalde prestaties (leveringen en diensten) die behoren tot de hoofdactiviteit van de organisatie gelden vrijstellingen. Onder andere prestaties op het gebied van algemeen maatschappelijk, kerkelijk, levensbeschouwelijk, charitatief, cultureel, wetenschappelijk, sociaal of recreatief belang en sport. Voor informatie of een hoofdactiviteit onder de vrijstelling valt, kunt u het beste contact opnemen met de Belastingdienst.

De belastingdienst hanteert de volgende definitie van een vrijwilliger: “Een vrijwilliger is een persoon die niet beroepshalve en op vrijwillige basis werkzaamheden voor een niet commerciële vereniging verricht, zonder dat hij daarvoor een reële arbeidsbeloning ontvangt”.

Vrijwilligersorganisaties kunnen een vergoeding geven voor de kosten die te maken hebben met het vrijwilligerswerk. Het kan een vergoeding zijn van de werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten. Het kan ook een vast bedrag zijn - de zogenaamde forfaitaire vergoeding - voor kosten die niet aangetoond hoeven te worden.

Maximum vergoeding

Voor de vaste onkostenvergoeding is sinds 2006 een maximum vastgesteld.

• voor vrijwilligers van 23 jaar of ouder: een vergoeding of verstrekking van maximaal € 4,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar; 
• voor vrijwilligers jonger dan 23 jaar: een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2,50 per uur, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar; 
• vergoedingen of verstrekking voor de werkelijk gemaakte kosten, met een maximum van € 150 per maand en € 1.500 per jaar.

Daarbij geldt tevens dat de onkostenvergoeding niet in verhouding mag staan met de geleverde arbeid.

Meer informatie is de vinden op de site van de belastingdienst.

SBBI staat voor Sociaal Belang Behartigende Instelling. Dit is een nieuwe term die sinds 1 januari 2010 is ingevoerd. Deze term is van toepassing op veel vrijwilligersorganisaties. De voorwaarden waaraan deze organisaties moeten voldoen zijn te vinden op SBBI .

Het belang om te weten of uw organisatie hieronder valt heeft te maken met het ontvangen van schenkingen en erfenissen. Als uw organisatie voldoet aan alle voorwaarden voor een SBBI, dan hoeft u over een ontvangen schenking of erfenis van 2.012 euro of minder geen belasting te betalen.

Voor meer informatie zie belastingvoordeel SBBI.

De Algemene Ledenvergadering (ALV) is de plenaire vergadering van een vereniging. Alle leden zijn hierbij betrokken, zijn welkom en hebben stemrecht. De ALV wordt minimaal eenmaal per jaar gehouden. Op een ALV wordt het gevoerde en te voeren beleid van een vereniging besproken. Dit beleid wordt uitgevoerd door het algemeen of dagelijks bestuur van de vereniging.

Lees meer in dit document van MOVISIE over de ALV.

Een VOG is een Verklaring Omtrent het Gedrag. Met deze verklaring is aangetoond dat het gedrag geen belemmering vormt voor (vrijwilligers)werk.

In sectoren waarin mensen met geld, vertrouwelijke gegevens en kinderen omgaan, wordt standaard een bewijs van goed gedrag verlangd. Dit geldt niet alleen voor bedrijven maar voor alle organisaties en instellingen, ook als ze met vrijwilligers in zee gaan. U kunt als organisatie de vrijwilliger vragen om een VOG. Directies en besturen kunnen zo voorkomen dat ze bijvoorbeeld een fraudeur of pedoseksueel aanstellen. 

Waar kan de vrijwilliger een VOG aanvragen? Een VOG kan aangevraagd worden bij de afdeling Burger-/Publiekszaken van de gemeente waar de vrijwilliger staat ingeschreven in de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). De gemeente neemt de gegevens van het aanvraagformulier over in de computer en vult ze automatisch aan met gegevens vanuit de GBA. Vervolgens worden al deze gegevens digitaal doorgestuurd naar het COVOG, het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent het Gedrag. Afhankelijk van het nieuwe werk en de aard van een eventueel strafblad beslissen medewerkers van het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (justitie) of er onoverkomelijke bezwaren kleven aan de aanvrager.

Beoordeling op relevant strafbaar gedrag De vrijwilliger krijgt de VOG als uit het onderzoek blijkt dat deze geen strafbare feiten op zijn naam heeft staan. Heeft de vrijwilliger wel strafbare feiten gepleegd, dan wordt beoordeeld of het strafbare gedrag relevant is voor de functie waarvoor de vrijwilliger de VOG aanvraagt. Dronken rijden is voor een onderwijzer niet relevant, maar voor een taxichauffeur wel.

Voor meer informatie:

• Justitie
• Postbus 51
• VOG en maatschappelijke stage

Voor meer informatie zie:

Bestuurswisselingen zijn er in gradaties: van een functieruil tussen twee bestuursleden tot het aftreden van het gehele bestuur. Ook het moment waarop een bestuurswisseling plaatsvindt maakt verschil: kort na de algemene vergadering (gangbaar bij verenigingen) of tussentijds (gangbaar bij stichtingen). Raadpleeg de checklist op de site van Verenigingen en Stichtingen als u alles wilt weten over wat er komt kijken bij een bestuurswissel.

Meer informatie over bestuurswisselingen.

Hierbij een paar tips:
- Op 16 en 17 maart 2012 is de landelijke actie NL Doet, waar vrijwilligers de handen uit de mouwen kunnen steken bij vrijwilligersorganisaties. Jullie kunnen je daar aanmelden voor hulp bij het uitvoeren van deze klus.
- In het kader van NL Doet kan voor 10 februari 2012 een bijdrage van 500,-- euro aangevraagd worden voor materialen. Voor meer informatie zie www.NLDoet.nl
- Mogelijk wordt in je gemeente een beursvloer georganiseerd. Bedrijven en vrijwilligersorganisaties komen met elkaar in contact en wisselen diensten met elkaar uit. Voorbeeld: een bedrijf biedt aan 1 dag met xx mensen te komen werken aan jullie zolder. In ruil daarvoor bieden jullie aan om een klus bij hen uit te voeren. Neem voor meer informatie contact op met de Vrijwilligerscentrale of het Vrijwilligerssteunpunt in je gemeente.
-De Vrijwilligerscentrale in je gemeente heeft een vacaturebank voor vrijwilligers. Mogelijk zitten daar geschikte vrijwilligers tussen en anders kun je zelf een oproep plaatsen.
- Je kunt ook een oproep plaatsen op de Overijsselse website Alles Begint Vrijwillig. Daarmee bereik je ook mensen uit de omgeving van je woonplaats.